Как да архивирате имейли в Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Колкото повече използвате вашата пощенска кутия на Microsoft Outlook, толкова повече вашата пощенска кутия расте. Ако се замислите, това е доста подобно на начина, по който хартиите обикновено се трупат на бюрото ви. Но какво можете да направите, когато купчината стане толкова голяма, че трябва да се преодолее? Е, в реалния живот можете да отделите време за сортиране на всеки документ и да съхранявате онези важни документи, като същевременно изхвърляте по-малко важните. За щастие можете да пресъздадете същия процес в Outlook.

Без изключение всяка версия на Outlook поддържа архивиране. Още повече, имате много възможности за избор, когато става въпрос за архивиране на вашите елементи в Outlook. Най-удобният начин е да използвате AutoArchive за справяне с по-стари съобщения, срещи и задачи. Друг начин да го направите е да използвате ръчно архивиране, за да преместите съобщенията в определена папка. Но най-бързият начин е да използвате бутона Архив, намиращ се в менюто Файл .

Имайте предвид, че Outlook поддържа папка по подразбиране за целите на архивирането, която не може да бъде изтрита. Архивирането на имейла ви ще ви помогне да поддържате чист магазин, като улеснявате търсенето на по-стари имейли, като същевременно запазвате входящата си поща незатрупана.

По-долу имате серия от ръководства, които ще ви преведат през архивиране на елементи в Outlook по всякакъв възможен начин. Нека да започнем!

Метод 1: Архивиране на съобщения ръчно с едно действие

Този метод е най-бързият начин за преместване на едно или повече съобщения в папката Архив. Тези архивирани файлове ще останат достъпни чрез полето за търсене или чрез ръчно навигиране до папката Архив . Архивираните елементи могат да бъдат преглеждани и на мобилни устройства, като посетите папката Архив . Ето кратко ръководство за ръчно архивиране на елементи в Outlook 2016:

  1. Отворете Outlook и изберете едно или повече съобщения във вашата пощенска кутия или друга папка.
  2. Щракнете върху иконата Архив в групата Изтриване . Иконата за архив се вижда само в лентата в Outlook 2016.

    Забележка: Можете също да натиснете клавиша Backspace, за да постигнете същия резултат.

  3. Трябва да можете да намирате съобщенията си в папката архиви .

    Забележка: Папката Архив се създава автоматично, дори ако никога преди не сте я използвали. Ако не можете да видите папката Архив, отидете на Файл> Акаунт в Office> Опции за актуализиране и кликнете върху Актуализиране сега .

Метод 2: Използване на функцията за автоматично архивиране

Outlook има автоматична функция, способна да архивира елементи, наречена AutoArchive. Тази функция може да бъде програмирана да архивира елементи на редовни интервали. Всички версии на Outlook имат поддръжка за архивиране. Разликата е, че AutoArchive е изключен по подразбиране в Outlook 2010 и по-нови версии.

След като AutoArchive е активиран, потребителите могат да задават свойства за всяка папка, която искат да бъдат архивирани. Имайте предвид, че когато архивирате имейл, той ще бъде преместен в друг PST файл и вече няма да бъде достъпен в основния PST файл. Ето кратко ръководство за активиране и използване на AutoArchive:

Как да активирам и конфигурирам AutoArchive

  1. За да включите AutoArchive , отворете File> Options . След като влезете в настройките на Outlook , щракнете върху раздела Разширени, за да го придвижите напред, след това щракнете върху Настройки за автоматично архивиране .

    Забележка: В Outlook 2007 и по-стари версии можете да намерите настройките за автоматично архивиране в Инструменти> Опции> Други .

  2. Ако всичко е затъмнено в сиво, трябва да поставите отметка в квадратчето до Run AutoArchive, за да активирате AutoArchive.

  3. Сега е време да конфигурирате как ще се държи AutoArchive. Започнете, като изберете колко често искате автоматичното архивиране да се изпълнява. По подразбиране е 14 дни, но ако искате да го поддържате чист, задайте го някъде между 2 и 6.

  4. Ако искате да получите известие преди стартирането на AutoArchive, поставете отметка в квадратчето до Prompt before AutoArchive стартира . Добре е тази опция да е активирана, тъй като автоматичното архивиране има потенциал да пречи на вашата работа.

  5. За да избегнете попълването на архива си с ненужни имейли, е добре да оставите отметка за Изтриване на изтеклия имейл . Ако деактивирате Архивиране или Изтриване на стари елементи, само изтеклите съобщения ще бъдат изтрити напълно.

  6. Ако искате вашата архивна папка да се вижда в Outlook, трябва да активирате Показване на архивна папка в списъка с папки.

  7. Сега задайте настройките на папката по подразбиране за архивиране.
  8. След това активирайте превключвателя до Преместване на стари елементи в и щракнете върху Преглед, за да зададете пътя до мястото, където искате да бъдат архивирани вашите елементи. Натиснете Ok, за да потвърдите настройките си.

След като активирате и конфигурирате AutoArchive, той автоматично ще си свърши работата своевременно. Можете да потвърдите, че работи, като проверите дали папката Архиви се попълва.

Конфигуриране на свойствата за автоматично архивиране за отделни папки

След като приключите с конфигурирането на функцията за автоматично архивиране, можете да добавите допълнителен слой контрол, като зададете специфични свойства за всяка от вашите папки. Честа практика е за папки като Изтрити елементи или Нежелана поща да използват различни свойства за автоматично архивиране от основната ви папка за електронна поща.

Забележка: Ако не зададете индивидуални настройки за автоматично архивиране за папка, тя автоматично ще използва глобалните настройки за автоматично архивиране, конфигурирани по-горе.

Ето кратко ръководство за задаване на отделни свойства на AutoArchive за папка:

  1. Щракнете с десния бутон върху папката, която искате да третирате преференциално, и щракнете върху Properties.

  2. Щракнете върху раздела AutoArchive, за да го придвижите напред. Тук имате избор от настройки, които ще се прилагат само за тази папка.

  3. Можете да изключите AutoArchive за тази папка, като щракнете върху Не архивирай елементи в тази папка .

  4. За да замените глобалните настройки за автоматично архивиране , щракнете върху Архивиране на тази папка с помощта на тези настройки и направете промените си по-долу. Щракнете върху Приложи, за да потвърдите настройките си.

    Забележка: Имайте предвид, че тези настройки няма да важат за нито една от подпапките на тази конкретна папка. Ще трябва да модифицирате всеки един.

Метод 3: Архивиране на имейли ръчно с помощта на инструменти за почистване

Ако не сте голям фен на автоматизацията, има средно решение, което ще ви позволи да архивирате групово с още повече контрол. С този метод можете да архивирате цяла папка заедно с нейните подпапки. Ако не искате да чакате включването на AutoArchive, можете да го направите сами и да изберете къде искате да ги запазите. Ето какво трябва да направите:

  1. Щракнете върху раздела Файл , след това отидете на Информация и разширете падащото меню от Инструменти за почистване. Изберете Архивиране от падащото меню.

  2. Изберете  Архивиране на тази папка и всички подпапки и щракнете върху папката, която искате да архивирате.

  3. Ако искате всичките ви данни в Outlook да бъдат архивирани, щракнете върху вашия имейл адрес в горната част на списъка.

  4. Използвайте падащото меню до Архивиране на елементи, по-стари от, за да изберете последната дата за елементите, които ще се архивират. Всички елементи, по-стари от датата, която сте задали в това меню, ще бъдат архивирани.

  5. Можете да архивирате елементи, които преди това са били изключени от автоматично архивиране, като поставите отметка в квадратчето до Включване на елементи с Автоархивиране .

  6. Използвайте бутона Преглед, за да зададете пътя до мястото, където искате да бъде запазен вашият PST архив. Щракнете върху Ok, за да стартирате процеса.

Скоро ще забележите, че някои имейли ще бъдат преместени от папките ви по подразбиране в архивирания pst файл.

Забележка: Архивираният файл трябва да стане достъпен в Outlook като папка. Ако по някаква причина не отидете на Файл  и щракнете върху Отваряне и експортиране . След това кликнете върху Отворете файла с данни на Outlook , отидете до местоположението на вашия архив и натиснете OK .